01Identificación del Responsable del Tratamiento
Razón social: OPERION GLOBAL S.A.S. · NIT: 902.044.270-3 · Domicilio: Bogotá D.C., Colombia · Dirección: Calle 145 # 19-54, Bogotá D.C. · Correo electrónico: admin@operionglobal.com · Teléfono: +57 311 240 9507 · Sitio web: operionglobal.com
02Objeto y ámbito de aplicación
La presente política establece los lineamientos conforme a los cuales OPERION GLOBAL S.A.S. (“OPERION”) realiza el tratamiento de datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen. Aplica a todas las bases de datos personales respecto de las cuales OPERION actúa como Responsable del Tratamiento, incluyendo las relativas a trabajadores, extrabajadores, candidatos, clientes y prospectos comerciales, sus contactos, proveedores y usuarios de los canales de comunicación de OPERION.
03Principios rectores
OPERION aplica los principios del art. 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, obligación que subsiste aun finalizada su relación con OPERION.
04Tratamientos y finalidades
4.1 Trabajadores, extrabajadores y aprendices
Gestión de la relación laboral (contratación, nómina, seguridad social, prestaciones, bienestar, formación y certificación de entrenamientos, evaluación de desempeño y calidad, procesos disciplinarios); cumplimiento de obligaciones legales laborales, tributarias y de seguridad y salud en el trabajo; gestión del trabajo remoto y asignación de herramientas; verificación de antecedentes y referencias, con autorización previa; atención de requerimientos de autoridades; expedición de certificaciones laborales; procesos judiciales o administrativos en que sea parte OPERION.
4.2 Candidatos
Gestión de procesos de selección, verificación de antecedentes, referencias y estudios, evaluación de competencias (incluidas pruebas de bilingüismo), y contacto para vacantes futuras si el candidato lo autoriza. Los datos de candidatos no seleccionados se conservarán por un máximo de doce (12) meses, salvo autorización para plazo mayor.
4.3 Clientes y prospectos comerciales (firmas del exterior) y sus contactos
Gestión precontractual y contractual de los servicios; facturación y cobro; comunicaciones operativas y de servicio; envío de información comercial sobre los servicios de OPERION a contactos corporativos; cumplimiento de deberes de conocimiento de contrapartes y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo; gestión de peticiones y reclamos; defensa de los intereses de OPERION.
4.4 Proveedores y contratistas
Gestión precontractual y contractual, pagos, verificación de idoneidad y cumplimiento, y deberes legales.
4.5 Usuarios de canales web y de mensajería de OPERION
Atención de solicitudes de información sobre los servicios, agendamiento de reuniones y, con autorización, envío de comunicaciones comerciales.
4.6 Seguridad
Control de acceso a instalaciones y sistemas, videovigilancia en las instalaciones (si aplica, con aviso visible), y monitoreo de calidad y seguridad de las operaciones conforme a la ley laboral.
05Datos sensibles
OPERION solo trata datos sensibles (como datos de salud ocupacional, afiliación sindical si la hubiere, o datos biométricos para control de acceso) cuando: (a) el titular otorga autorización explícita, informándole que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizarlos; (b) el tratamiento sea necesario para salvaguardar un interés vital del titular; o (c) en los demás casos autorizados por el art. 6 de la Ley 1581 de 2012. Ninguna actividad de tratamiento se condiciona a la entrega de datos sensibles, salvo cuando sean necesarios por mandato legal.
06Datos de niños, niñas y adolescentes
OPERION solo trata datos de menores de edad cuando el tratamiento responda y respete su interés superior y asegure el respeto de sus derechos fundamentales, con la autorización del representante legal del menor, y oyendo la opinión del menor cuando corresponda según su madurez (art. 7, Ley 1581 de 2012; art. 12, Decreto 1377 de 2013). Los servicios de OPERION no están dirigidos a menores.
07Autorización
El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales (art. 10, Ley 1581 de 2012: información requerida por autoridad en ejercicio de sus funciones; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; datos relacionados con el Registro Civil). La autorización puede constar en documento físico, electrónico, mensaje de datos, o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que se otorgó, y OPERION conserva prueba de ella. Al solicitarla, OPERION informa los tratamientos y finalidades, el carácter facultativo de las preguntas sobre datos sensibles o de menores, los derechos del titular y los canales de atención.
08Derechos de los titulares
Conforme al art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca a error;
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales;
- Ser informado, previa solicitud, del uso dado a sus datos;
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen, previo agotamiento del requisito de procedibilidad de consulta o reclamo ante OPERION;
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida;
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
09Área responsable y canales de atención
El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos es el Área Administrativa, canal exclusivo: admin@operionglobal.com y la dirección física indicada en el numeral 1. Las solicitudes deben contener: identificación del titular (o acreditación de la representación o causahabiencia), descripción de los hechos, dirección de notificación y, si aplica, los documentos que soporten la solicitud.
10Procedimiento de consultas y reclamos
10.1 Consultas
Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla en dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha de atención, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (art. 14, Ley 1581 de 2012).
10.2 Reclamos
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistido el reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta su decisión. El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo; cuando no fuere posible, se informará al interesado los motivos y la fecha de atención, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (art. 15, Ley 1581 de 2012).
10.3 Requisito de procedibilidad
El titular solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante OPERION (art. 16, Ley 1581 de 2012).
11Transferencias y transmisiones internacionales
11.1 Transmisión hacia OPERION (rol de encargado)
OPERION recibe transmisiones internacionales de datos personales de sus firmas cliente del exterior para la prestación de los servicios, amparadas en contratos de transmisión que cumplen el art. 25 del Decreto 1377 de 2013, en los cuales OPERION asume las obligaciones de encargado.
11.2 Transferencias desde Colombia (rol de responsable)
OPERION no transfiere internacionalmente datos personales de los que sea responsable, salvo: (a) con autorización expresa e inequívoca del titular; (b) hacia países que ofrezcan un nivel adecuado de protección conforme a los criterios de la Superintendencia de Industria y Comercio; o (c) al amparo de las demás excepciones del art. 26 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el destinatario sea un tercero encargado, se suscribirá el contrato de transmisión correspondiente.
12Medidas de seguridad
OPERION adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluyendo: control de acceso con credenciales individuales y autenticación multifactor donde esté disponible; principio de mínimo privilegio y revocación oportuna de accesos; cifrado de las conexiones; equipos gestionados con cifrado de disco; acuerdos de confidencialidad y verificación de antecedentes del personal; entrenamiento documentado; y procedimiento de gestión de incidentes de seguridad, con reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares cuando corresponda conforme a la normativa y a los contratos aplicables.
13Vigencia de la política y de las bases de datos
La presente política rige a partir del 8 de marzo de 2026 y sustituye cualquier versión anterior. Las bases de datos se conservarán mientras subsista la finalidad de su tratamiento y durante los términos exigidos por las normas laborales, contables, tributarias y contractuales aplicables; cumplidos estos, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura. Cualquier modificación sustancial de esta política será comunicada a los titulares y publicada en el sitio web antes de su entrada en vigencia.
Fecha de aprobación: 8 de marzo de 2026